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Optimiser les espaces de travail avec l’application SmartOffice


L’application SmartOffice a été développée en interne au 574 Nantes. Son but? Permettre d’augmenter la capacité d’accueil des locaux, faciliter le quotidien des agents en mobilité et optimiser l’organisation du travail. Quelques informations sur cette application et sa raison d’être avec Pierre Watier, Responsable innovation Transilien à Nantes.

“L’application est née d’un besoin opérationnel concret”, explique Pierre Watier. Face à l’augmentation du nombre de projets et l'impossibilité de “pousser les murs”, il fallait optimiser les locaux nantais. Un outil d’optimisation des bureaux était donc nécessaire. C’est là qu’intervient SmartOffice, une solution évolutive développée en interne et co-construite avec les utilisateurs.

Elle permet notamment la gestion des Flex Desk - bureaux libres non attribués au quotidien ou bureaux affectés lors de l’absence de son « propriétaire »- et la réservation de salles de réunions et autres ressources (place de parking, matériel...). SmartOffice est accessible à l’ensemble des collaborateurs, sur PC, tablettes, smartphones via les comptes Office 365, ou aux visiteurs directement sur site ou sur bornes pour une information en temps réel.

Chaque site décide de l’état de disponibilité de ses ressources : ouvertes à tous, fermées, restreintes à certains utilisateurs. L’application permet de visualiser la carte des locaux et de voir les espaces disponibles pour réserver. Les propriétaires de bureaux programment leurs plannings (télétravail, déplacements vacances) et ces données permettent une cartographie des bureaux libres. “Le système permet d’effectuer des réservations en toute autonomie lors des déplacements sur d’autres sites” indique Pierre Watier.

Sur les plans des bâtiments, on visualise les différents espaces et leur statut. Des tutos sont également disponibles dans l’application afin de savoir comment utiliser les différents matériels à disposition. Si SmartOffice vient d’un besoin concret au départ, l’application pourrait devenir un maillon d’optimisation du foncier, un enjeu important.

“Occuper l’espace moins, mais mieux”

Le groupe SNCF compte en moyenne 1,15 poste de travail par salarié permanent. L'ambition est de ramener progressivement ce ratio à 1, voire moins, grâce à un changement d'organisation de l'espace, qui doit faire économiser des mètres carrés, et donc du loyer.

“Avec la multiplication des réunions et des déplacements à l'extérieur, il y a en permanence 30% à 50% de bureaux inoccupés. Ces surfaces peuvent être optimisées. En revanche, celles qui sont liées aux échanges et à la coopération doivent être développées " précise Benoît Quignon, le patron de SNCF Immobilier.

En phase pilote, l’application a permis un gain de 20 % d’espace.

De nouveaux modes de travail

Rationaliser les postes de travail permet donc des économies en termes de foncier mais aussi de repenser et diversifier les environnements de travail. Le flex office rebat les cartes de l’organisation en services. C’est un moyen d’aller vers un management 3.0 : management visuel, souplesse des horaires… “Optimiser l’espace permet de générer de nouvelles typologies de salles” confirme Pierre Watier. Open space, salle silence, espaces de créativité… autant de nouveaux locaux imaginés en fonction des projets et activités. Ce qui favorise les nouveaux modes de travail. Une dynamique se crée : le collaborateur choisit son environnement en fonction des tâches à réaliser.

Plusieurs sites opérationnels utilisent SmartOffice: DIR TER Toulouse Montpellier, TN Mouchotte, DSIV Lyon et Nantes, 574 Rimbaud, Gares et Connection à Paris

Plusieurs sites opérationnels utilisent SmartOffice: DIR TER Toulouse Montpellier, TN Mouchotte, DSIV Lyon et Nantes, 574 Rimbaud, Gares et Connection à Paris

Et demain?

Un système de capteurs est en phase de test sur le site de Nantes pour vérifier l’occupation des locaux en temps réel.

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