De l’exploration à la concrétisation du projet de digitalisation du futur siège social de Fret SNCF

« Les sessions d’exploration sont une méthodologie d’exploration que nous avons lancée en mode test sur le futur du travail il y a deux ans » explique Rémy Pruniaux, Responsable Thématique Collaborateur et Futur du Travail au sein de la Direction de la Transition Numérique. L’objectif principal est d’aller explorer avec les écosystèmes externes, tels que des grands groupes, des organisations et des startups, une thématique numérique suffisamment transverse pour qu’elle soit partagée au sein du groupe SNCF. L’idée est d’aller voir les briques technologiques, mais aussi des cas d’usage, les modèles d’organisation et les business models pour au final de se faire une conviction au sein du groupe SNCF sur une thématique donnée. Elle peut être initiée par une ou plusieurs entités, ou alors parfois en partenariat avec le fonds d’investissement 574 Invest, comme celles des Nouvelles Mobilités ou de la Valorisation des Actifs Industriels.

Une exploration thématique a toujours une « core team », c’est-à-dire des collaborateurs-trices de la direction e.SNCF qui sont en charge de mener l’exploration, ainsi qu’une trentaine d’explorateurs qui sont les représentant-es des métiers.

Le but ? Travailler ensemble sur une problématique commune pour trouver des synergies. Chaque exploration donne lieu à une restitution et à un livret qui reprend les convictions partagées par les différentes entités qui ont participé à l’exploration.

« Concernant le Digital Workplace, quatre grandes convictions ont été établies : une vision large du Digital Workplace à adopter qui aligne la technologie et l’environnement de travail afin d’améliorer l’expérience collaborateur, mais aussi le Workplace-as-a-Service ou le workplace comme un socle serviciel à envisager comme un moyen et non une fin. Et enfin la conviction que cela conduise les sujets des futurs du travail (le bureau digital mais aussi une transformation du contenu du travail avec l’automatisation des tâches répétitives pour libérer du temps au profit des expertises), et le fait que ça vienne concrétiser les éléments d’accélération numérique et la maitrise des infrastructures, comme le cloud et la connectivité » détaille Rémy.

Le kick-off de l’exploration du Digital Workplace a été fait le 10 mars 2020 avec un certain nombre d’interlocuteurs-trices comme Gares & Connexions, OUI.sncf, SNCF Réseau. « C’était une thématique déjà abordée dans le Groupe. Nous avions pressenti une vision large du sujet, c’est-à-dire qu’il n’y a pas que la partie IT numérique, mais que cela embarquait aussi la partie aménagement/immobilier et la partie organisationnelle, culturelle et managériale. La crise sanitaire ayant débuté juste au même moment, cela nous a confortés dans cette conviction d’avoir une vision large du sujet et que l’on a vraiment adaptée aux problématiques liées à l’actualité du Covid-19. D’une crise, nous avons essayé d’en faire une opportunité qui correspond à notre perspective de numérisation au sens large et de recherche d’économies de par la conjoncture » ajoute-t-il.

Suite à l’exploration, il y a eu une restitution annexe en Codir des DSI, et le DSI de Fret SNCF et de Rail Logistics Europe, Jean-Marie Pommier, a demandé conseil aux explorateurs. Le siège de Fret SNCF va en effet bientôt déménager à Saint-Ouen, dans l’immeuble Évidence, qui va être digitalisé. Le DSI de Fret SNCF a donc demandé un accompagnement des explorateurs sur ce projet. « Nous avons commencé le projet le 18 janvier 2021. Le déménagement est prévu durant l’été. C’est un cadrage à la digitalisation, dans le choix des solutions sur la partie hardware et logicielle. Derrière, il y a aussi beaucoup de conduite du changement. L’une des grandes questions du moment porte par exemple sur le retour au bureau et la notion assez nouvelle de flex office. Quel modèle mettrons-nous en place ? Entre du 100% présentiel auquel nous ne croyons plus et du 100% télétravail que nous ne voulons plus, il y a un modèle hybride à organiser au niveau du siège. Ira-t-on vers un système de roulement ? De réservation ? Prévoit-on plus ou moins de place ? Et quels types d’espaces sera adapté aux nouvelles manières de travailler (deep work, collaboratif, créativité … ) ? L’idée étant de proposer une vitrine du siège de Fret SNCF et de Rail Logistic Europe qui incarne la nouvelle ambition de notre société » détaille Rémy.

D’ici mars, toutes les commandes de matériels devront être passées. Après le déménagement, il y aura aussi une phase de mesure des usages et éventuellement d’adaptation en fonction de ce qu’il se passe. « Nous proposons une configuration, mais je pense qu’elle sera évolutive au bout de quelques mois par rapport à l’usage. C’est pour cela que nous travaillons aussi sur la partie espace du Digital Workplace, qui est à la fois physique et digital. Nous allons donc mettre des capteurs de présence et de confort pour monitorer l’ensemble du bâtiment sur notamment le taux d’occupation. L’idée est d’avoir un peu de données objectives de manière à pouvoir rectifier si besoin ce qui a été prévu » développe-t-il.

Le volet conduite du changement n’est pas simple, car les 500 salarié-es de Fret SNCF ne sont pas sur leur site actuel ou très peu. Il faut donc les mobiliser sur un projet d’espace dans lequel ils doivent se projeter avec des adaptations « flex », comme par exemple l’accès aux postes de travail à distance. « Ce projet donne corps à l’exploration thématique, il y a une continuité qui nous permet de garder le lien avec notre mission cœur qui était d’explorer les opportunités d’innovation avec l’externe, pour ensuite aboutir à des projets concrets pour le Groupe » conclut Rémy Pruniaux.